Så förbereder du företaget för outsourcing av lönehanteringen – snabbt och effektivt

1. Börja med en analys av nuvarande processer

Innan du kan outsourca är det viktigt att ha en tydlig bild av hur lönehanteringen fungerar idag. Det handlar inte om att dokumentera varje detalj, utan snarare om att få en översikt över arbetsflödet och identifiera de utmaningar som kan uppstå. Genom att kartlägga processen blir det enklare att se var eventuell ineffektivitet och risker finns.

En erfaren outsourcingpartner gör det enkelt genom att hjälpa till att identifiera och implementera lösningar, utan att ni själva behöver genomföra en djupgående analys.

2. Definiera företagets behov och mål

Vilka mål har ni med att outsourca lönehanteringen? Är det att minska kostnader, förbättra kvaliteten, säkerställa compliance, eller frigöra tid för andra uppgifter? Oavsett vilket, är det viktigaste att tydligt kommunicera era behov till leverantören som hjälper till att hitta den bästa lösningen för just er.

Det kan också vara bra att diskutera med andra avdelningar för att säkerställa att alla relevanta behov inkluderas – till exempel IT för tekniska krav eller HR för medarbetarupplevelsen.

3. Förankra beslutet internt

Outsourcing av lönehanteringen kan påverka flera delar av organisationen, så det är viktigt att tidigt och tydligt kommunicera beslutet och varför det tas. Förklara vilka fördelar outsourcing kan ge, både för företaget som helhet och för enskilda medarbetare.

Om lönehanteringen tidigare har skötts internt är det särskilt viktigt att involvera alla berörda parter i processen. En tydlig kommunikation om att en outsourcingpartner tar hand om det mesta av arbetet gör att övergången känns enklare och snabbare för alla.

6. Utvärdera och optimera löpande

Outsourcing är en flexibel process som kan justeras efter era behov. En bra outsourcingpartner tar ett proaktivt ansvar för samarbetet och ser till att löpande utvärdera och optimera lösningen.

En framgångsrik outsourcing bygger på ett starkt partnerskap mellan företaget och leverantören. Leverantören, som BDO, säkerställer hög kvalitet och en effektiv process så  att lönehanteringen ska fungera effektivt och smidigt från första början.

Sammanfattning

Att outsourca lönehanteringen ger företaget större effektivitet, säkerställer att löner hanteras korrekt och frigör tid för andra viktiga uppgifter. Det minskar också risken för personberoende, en av de vanligaste orsakerna till att företag väljer att outsourca, då lönehanteringen ofta sköts av en enskild person utan back-up.

Med rätt leverantör går övergången snabbt och smidigt, utan omfattande förberedelser. Genom att skapa en översikt över era processer och tydliggöra målen lägger ni grunden för en lösning som fungerar i praktiken – med en trygg och effektiv lönehantering från dag ett.