Forskningsavdrag svåra att hantera för mindre företag

Forskningsavdrag svåra att hantera för mindre företag – beviskraven sänks genom ny praxis

Företag som begär avdrag för forskning och utveckling ställs inför höga krav för att avdragen ska godkännas av Skatteverket. Enligt förvaltningsrätten måste bevissvårigheter tillåtas påverka kraven på utredning i ärenden om forskningsavdrag - Skatteverkets prövning av bevisningen underkänns i ett aktuellt fall av förvaltningsrätten.

Bakgrund

Företag som bedriver forskning och utveckling (FoU) kan genom skatteavdrag sänka sina personalkostnader med cirka 20 procent per månad.

När avdraget infördes år 2014 var ett uttalat syfte att ett skatteincitament skulle införas för forskning eller utveckling (FoU). Skälet till avdraget var att FoU ansågs vara av stor betydelse för att skapa tillväxt i ekonomin. Genom att införa ett avdrag från arbetsgivaravgifterna skulle företagens personalkostnader för FoU sänkas. Regeringen uttalade att stödet skulle utformas så att det främst skulle träffa mindre företag eftersom de har störst svårigheter att finansiera investeringar i FoU (prop. 2013/14:1 s. 238).

När avdraget infördes uppgick det till maximal ca 2,7 miljoner kronor under ett år. Avdraget höjdes därefter beloppsmässigt under 2020. Under år 2021 utvidgades reglerna ytterligare genom att kravet på arbetstidens längd sänktes. År 2023 höjdes taket för avdraget till att totalt uppgå till ca 36,9 miljoner kronor per år (3 064 129 kr per kalendermånad). Bestämmelserna om avdraget regleras i socialavgiftslagen och lagen om allmän löneavgift fram till slutet av 2023. Efter vissa lagtekniska justeringar har bestämmelserna sedan 1 januari 2024 flyttats till lagen (2023:747) om särskilt avdrag vid beräkning av arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift för personer som arbetar med forskning eller utveckling. Beloppsmässigt får avdraget inte överstiga 3 miljoner kronor per kalendermånad. Genom reglerna kan företag sänka sina personalkostnader betydligt genom att göra avdrag för FoU.

Redovisning av FoU-avdraget

Praktiskt fungerar avdraget genom att underlaget redovisas i arbetsgivardeklarationen för varje redovisningsperiod, dvs. varje månad som företagets anställda har arbetat med FoU (ruta 470). Avdraget redovisas därefter i arbetsgivardeklarationen (ruta 475). Skatteverket fattar därefter beslut om arbetsgivaravgifterna för varje redovisningsperiod utifrån de uppgifter som lämnats.

Systemet är utformat så att de beslut som Skatteverket fattar för varje redovisningsperiod utgörs av så kallade automatiska beslut. Besluten baseras på de uppgifter som företaget lämnat. Någon faktisk granskning sker inte i samband med att automatiska beslut fattas om inte företaget förutom belopp och underlag inkommit med ”övriga uppgifter”. Eventuell granskning av rätten till avdrag görs av Skatteverket i efterhand. En sådan granskning avser vanligtvis flera perioder och det blir då ofta problematiskt om Skatteverket bedömer att inte alla kraven för rätten till avdraget är uppfyllda, med återbetalning av tidigare medgivna avdrag som följd. Eftersom granskningen brukar avse flera perioder kan det bli betydande belopp som ska återbetalas beroende på hur många personer avdraget gjorts för. Särskilt för mindre företag kan återbetalningskraven medföra betalningssvårigheter.

Vad krävs det för att avdraget ska medges?

Av Skatteverkets information framgår bland annat att företag kan behöva skicka in specifika underlag som visar att arbetet uppfyller kriterierna för avdraget. De underlag som krävs kan skilja sig åt beroende på omständigheterna i det enskilda fallet. Företaget måste själv ta fram den dokumentation som visar att företaget uppfyller kriterierna. Eftersom förhållandena varierar mellan olika branscher och olika företags förutsättningar, går det inte att generellt ange vilka specifika dokument som företaget ska upprätta eller lämna till Skatteverket. Dokument som kan ligga till grund för Skatteverkets prövning kan exempelvis vara:

bemannings-PM
planeringsunderlag
tidrapporter
projektbeskrivningar
forskningsrapporter.

Skatteverkets information är generell och det finns inga exempel på hur omfattande information som företag behöver lämna för att avdraget ska medges.

Generella krav på bevisningen för avdragsrätt

Som huvudregel gäller att det är den skattskyldige som har bevisbördan för kostnader. För avdragsrätt ska den skattskyldige visa att beviskravet ”sannolikt” är uppfyllt (se HFD 2013 ref. 3 och prop. 2002/03:106 s. 118 f). För att konkretisera vad begreppet betyder kan jämföras med numeriska uttryckssätt där ”sannolikhetsövervikt” kan anses motsvara 51 procents sannolikhet och ”sannolikt” motsvarar ungefär 75 procents sannolikhet (se Gustav Lindkvist, Bevisfrågor i skatteprocessen (2016, JUNO), s. 33).

Vilka krav kan ställas på företag som begär FoU-avdrag?

Inför införandet av avdraget framförde Skatteverket att systemet skulle bli administrativt besvärligt att hantera för alla parter (prop. 2013/14:1 s. 238). I konsekvensanalysen bedömdes de administrativa kostnaderna för företag vid varje deklarationstillfälle ta 20 minuter att hantera uppgifterna om nedsättningen, alltså fyra timmar per år. Skatteverket ifrågasatte tidsåtgången och invände att berörda företag rimligen måste upprätta och spara underlag som visar vilka anställda som omfattas av nedsättningen och att dessa arbetet med forskning och utveckling. Men regeringen ansåg att berörda företag redan inför införandet av avdraget kunde antas ha viss dokumentation om såväl arbetsuppgifter som arbetstider för personal som arbetar med forskning eller utveckling. Regeringen gjorde bedömningen att: ”För flertalet företag rör det sig sannolikt om en relativt enkel hantering” (prop. 2013/14:1 s. 251).

Rättspraxis

Skatteverkets tolkning av reglerna är mycket strikt. Utredningarna som görs utmynnar ofta i för den skattskyldige negativa beslut. Det har lett till att det finns ett stort antal avgöranden från underinstanserna som handlar om forskningsavdrag. I de flesta avgörandena har domstolarna gjort samma bedömning som Skatteverket. I dagsläget finns ingen vägledning från Högsta förvaltningsdomstolen. Så sent som i juli 2024 avslogs en ansökan om prövningstillstånd om FoU (HFD mål nr 3355-3361-24).
Ett intressant avgörande som är positivt för FoU-bedrivande företag meddelades i januari 2024 angående frågan om bevisning och syftet med lagstiftningen. Av domen framgår bland annat följande.

Förvaltningsrätten i Göteborg dom den 25 januari 2024 i mål nr 4716-4717-23

Skatteverket hade avslagit Consat Engineering AB:s avdrag för FoU. Avslaget motiverades bland annat med att Skatteverket inte ansåg att bolagets dokumentation som getts in visade att FoU arbete bedrivits. Förvaltningsrätten uppfattade att Skatteverket menade att den utredning bolaget presenterat brast i förhållande till de flesta förutsättningarna som gällde för avdraget. Förvaltningsrätten ansåg att Skatteverkets invändningar var generella och att de inte specifikt pekade ut vilken slags utredning eller vilka särskilda uppgifter som efterfrågas.

Förvaltningsrätten redovisade bland annat följande om bevisningen. Det är bolaget som ska visa att det är berättigat till avdrag. Det finns inte några särskilda formkrav på utredningen. Det ligger i sakens natur att det är svårt att visa vad enskilda anställda gjort under sin arbetstid och om det arbete de utfört verkligen uppfyllt de kriterier som gäller för forskning och utveckling. Det finns alltså tydliga bevissvårigheter och detta måste tillåtas påverka kraven på utredning. Annars kommer syftet med lagen – att främja forskning och utveckling – inte att få något genomslag i praktiken.

Angående forskning uttalade förvaltningsrätten att företagsinternt FoU arbete inte syftar till offentliggörande eller till att bidra till den allmänna kunskapen i samhället. Om sådant arbete i skattesammanhang prövas utifrån de krav och de förutsättningar som gäller för akademisk forskning kommer en hel del sådana insatser inte att inrymmas i det som kan vara avdragsgrundande enligt lagstiftningen. Förvaltningsrättens bedömning var att avsikten inte är att beviskraven ska utformas så, att forskning och utveckling vars resultat ska användas i den egna verksamheten ska utestängas från att vara avdragsgrundande. I så fall skulle lagens tillämpningsområde bli mycket smalt och lagen skulle inte fylla sitt syfte. Kraven på utredning måste anpassas till den verklighet som gäller.

Förvaltningsrätten ansåg att utredningen visade att de flesta projekt som bolaget bedrivits uppfyllde kriterierna för att utgöra avdragsgrundande FoU. Bolagets överklagande bifölls därför i huvudsak.

Domen har överklagats till kammarrätten som ännu inte meddelat något avgörande.

BDO:s skatterådgivare kommenterar

Det är positivt att förvaltningsrätten klargör att de bevissvårigheter som finns för företag som begär avdrag för forskning och utveckling måste tillåtas påverka kraven på utredningen. Angående kraven på bevisning talar uttalandena i förarbetena för att det bör ställas relativt låga krav på de underlag som kan krävas eftersom det anges att det bör finnas en viss dokumentation om arbetsuppgifter och arbetstider och att det ska röra sig om en enkel hantering från företagens sida. Dessutom framgår av förarbetena att avdraget är inriktat mot mindre företag vilket ofta innebär att det är företag utan egna skatteavdelningar.

Drygt 10 år efter införandet av reglerna kan det av de många beslut och avgöranden från underinstanserna konstateras att avdraget inte blivit någon enkel hantering för de mindre företagen. Istället har Skatteverket och underinstanserna satt höga krav på bevisningen för att avdrag ska medges. Skatteverkets och underinstansernas rättstillämpning har medfört att det uppkommit en osäkerhet om vad som gäller för att FoU-avdrag ska medges. Osäkerheten har berott på flera faktorer bland annat att Skatteverket inte lämnat någon närmare information om hur omfattande information som krävs för att avdraget ska medges. Sedan avdraget infördes har det förbättrats och kraven har sänkt vilket gjort att allt fler företag omfattas av avdraget. Detta har i sin tur lett till flera granskningar av Skatteverket.

Förarbetena ger begränsad vägledning om hur avdraget ska prövas och det finns många oklarheter och gränsdragningsfrågor som inte prövats i praxis. I avvaktan på vägledning från Högsta förvaltningsdomstolen är Förvaltningsrätten i Göteborgs dom positiv eftersom den ger viss vägledning för vilka krav som kan ställas på bevisningen. Det är också positivt att de klargör att man måste skilja på företagsinternt FoU arbete som inte syftar till offentliggörande eller till att bidra till den allmänna kunskapen i samhället. Domen medför förhoppningsvis att det görs en mer nyanserad bevisvärdering fortsättningsvis. Fler företag bör därmed beviljas avdraget.

Kontakta gärna BDO:s skatterjurister Ola Liljemark Ragnar och Per-Arvid Gustafsson för ytterligare vägledning kring hur förändring kan påverka just din verksamhet.