Gåvor och förmåner – hur ska man tänka?

Tydliga regler för hur gåvor och förmåner får användas är en viktig del i arbetet för att motverka korruption och skapa ett hållbart näringsliv. En gåva som har ett högt värde, eller en gåva som ges ofta, riskerar att påverka vår förmåga att fatta välgrundade, objektiva beslut. Det ökar i sin tur risken för att den enskilde individen sätter det egna intresset före företagets eller samhällets intresse.

I Sverige har vi en väl etablerad lagstiftning kring vad som är tillåtet och inte tillåtet när det gäller gåvor och förmåner. Samtidigt är det många som känner sig osäkra på vad det är som gäller. Som revisorer möts vi ofta av frågor om alltifrån beloppsgränser till i vilka sammanhang som gåvor och förmåner är tillåtna.

I den här artikeln reder vi ut begreppen och ger några konkreta råd kring vad man bör tänka på när det gäller gåvor till anställda, gåvor till kunder och leverantörer, gåvor till välgörande ändamål och förmåner. Artikeln är den tredje i vår serie om affärsetik.

Gåvor till anställda

För gåvor som riktar sig till anställda finns tydliga regler kring beloppsgränser och godtagbara syften beskrivna på Skatteverkets hemsida. De gåvor som är avdragsgilla och skattefria är julgåvor, jubileumsgåvor och minnesgåvor som understiger vissa belopp.

Om gåvan inte fyller något av dessa syften, eller inte understiger de uppsatta beloppsgränserna, är den att betrakta som ersättning för arbete. Gåvan är då skattepliktig från första kronan.

Gåvor till kunder och leverantörer

Gåvor till kunder och leverantörer ska ha en tydlig koppling till verksamheten. Exempelvis reklamgåvor av mindre värde går bra att ge bort. Dessa är då även avdragsgilla.

Gåvor som inte har en direkt koppling till verksamheten, som har ett högt värde eller som ges ofta är däremot inte tillåtna. De kan till och med komma att betraktas som mutor.

Gåvor till välgörande ändamål

Företag har möjlighet att ge gåvor till välgörande ändamål. Det är viktigt att rätt organ inom företaget, ofta styrelsen, fattar ett beslut om detta och att beslutet dokumenteras. Gåvor till välgörande ändamål är inte avdragsgilla.

Förmåner

Medan en gåva riktar sig till en enskild anställd riktar sig förmåner huvudsakligen till alla anställda. Det kan röra sig om exempelvis förmånliga gymkort eller tjänstebilar.

Eftersom förmånen täcker delvis privata kostnader så betalar den anställde inkomstskatt. Kostnaden är däremot avdragsgill för arbetsgivaren.

Några goda råd på vägen

Belöna gärna era anställda, men gör det inte i första hand genom gåvor – gåvor är till för speciella tillfällen och ska aldrig ersätta lön
Undvik att ge gåvor till kunder och leverantörer om gåvorna inte har en tydlig koppling till er verksamhet eller riskerar att uppfattas som förmånliga – gåvor till kunder och leverantörer ska aldrig ge någon riktig wow-känsla
Säkerställ att beslut om gåvor till välgörande ändamål fattas av rätt organ inom företaget – oftast styrelsen
Kom ihåg att förmåner huvudsakligen ska rikta sig till alla anställda – erbjudandet ska vara detsamma oavsett roll och position inom företaget
Ta fram tydliga riktlinjer kring gåvor och förmåner och dokumentera dessa i en personalhandbok – var alltid noga med dokumentationen