Investeringar i molntjänster kräver särskild analys för redovisningen

Molntjänster, eller Software as a Service (SaaS), blir en allt vanligare lösning för många företag i valet av bland annat IT-, och affärssystem. Kortfattat innebär valet av en SaaS lösning att systemet eller programmet tillhandahålls av en leverantör och att eventuella anpassningar och konfigurationer till kundens verksamhet även de kan lagras och underhålls på leverantörens server under avtalsperioden. Detta leder till frågan om investeringar i molntjänster kan betraktas som en tillgång i företagets balansräkning.

IT- och affärssystem där företag får tillgång till tjänsten via en uppkoppling till leverantörens server och där underhållsansvaret typiskt sett ligger hos leverantören utgör normalt en molntjänst. Det har blivit en allt vanligare lösning att företag väljer att köpa ett abonnemang för att få tillgång till mjukvarutjänster under en viss period. Därefter görs eventuella anpassningar på licensen till den egna verksamheten - till exempel konfiguration och anpassning av programvaran genom fält för indata, anpassade rapporter, rollbehörigheter och övrig parametersättning. Anpassningarna till verksamheten är ofta en omfattande process som kräver stora investeringar för företagen och det blir därför viktigt att analysera hur detta ska hanteras i redovisningen. Olika avtal och upplägg kan föranleda olika hantering av utgifterna, vilket i analysen gör det viktigt att förstå både det ekonomiska, tekniska och juridiska upplägget. Analysen blir en viktig inledande del i investeringsprocessen då utfallet kan komma att ge en väsentlig påverkan på redovisningen.

 

Redovisningsregelverkens effekt

Valet av redovisningsregelverk får effekter på redovisningen i och med att K2 inte tillåter aktiveringsmodellen för egenupparbetade immateriella tillgångar. I K3 finns ett val mellan aktiveringsmodell och kostnadsföringsmodell för egenupparbetade immateriella tillgångar.

Om företag väljer att tillämpa aktiveringsmodellen i K3, kan flera olika frågor uppkomma som behöver analyseras, för att utgifterna för molntjänstlösningen ska kunna redovisas på ett korrekt sätt. Exempel på dessa frågeställningar är:

• Kan systemet, eller delar av systemet, betraktas som en tillgång som företaget har kontroll över?
• Om kontroll bedöms föreligga uppfylls då övriga kriterier i K3 för aktivering, såsom exempelvis framtida ekonomiska fördelar och tillförlitlig mätning av kostnader?
• Om systemlösningen inte utgör en immateriell tillgång ska samtliga utgifter redovisas som en kostnad direkt? Eller kan utgifter för företagets konfigurering, anpassning och implementation aktiveras?
• Om systemleverantören eller företaget skulle avsluta abonnemanget, har företaget då rätt att ta del av, och möjlighet att använde, de konfigurationer som har gjorts?
• Kan konfiguration och anpassning som utförs av SAAS leverantören ses som en integrerad del av molntjänsten och därför hanteras som en helhetslösning – ett åtagande från leverantörens sida?
• Vad blir de redovisningsmässiga effekterna i koncernen respektive juridisk person?

Tydlig vägledning på detta område saknas i såväl K3 som i IFRS®. IFRIC (International Financial Reporting Interpretations Committee) har kommit ut med två agendabeslut (mars 2019 och april 2021) som ger vägledning kring hur företag redovisningsmässigt ska förhålla sig till inköpta molntjänster, så kallade cloud-computing arrangements, samt utgifter för konfiguration och anpassning.
Ställningstagandet tydliggjorde att det är avgörande att företaget har kontroll över den underliggande tillgången och att det generellt sett inte är att betrakta som att kontroll föreligger om tillgången ligger på leverantörens server och är beroende av tillgång till leverantörens systemlösning. Detta har lett till att flera företag har fått anpassa sina bedömningar avseende immateriella tillgångar.

Vi har i en tidigare publicerad artikel beskrivit IFRICs ställningstaganden - ta del av den här.

Då IFRS och K3 inom detta område utgår från snarlika definitioner av immateriella tillgångar och ställer samma kriterier för aktivering av egenupparbetade immateriella tillgångar torde vägledning kunna hämtas från IFRICs agendabeslut.

FARs operativa grupp ”Finansiell rapportering – redovisning” har nyligen publicerat en fördjupningsartikel i Tidningen Balans och där lyft frågor kopplat till redovisning av molntjänster. I artikeln ges vägledning för de bedömningar som behöver göras. Vi rekommenderar att de företag som har omfattande investeringar i molntjänstlösningar och som redovisar enligt K3 tar del av artikeln.  

Kortfattat konstateras i artikeln att:

• En av de viktigaste parametrarna att bedöma är huruvida företaget har bestämmande inflytande (kontroll) över systemlösningen och kan säkerställa att framtida ekonomiska fördelar kommer företaget till del samtidigt som man begränsar andras möjligheter att få del av dessa fördelar.
• I många fall har företag inte kontroll över molntjänstlösningar, vilket leder till att kostnaderna ska redovisas i takt med att tjänsten erhålls.
• Utgifter för eventuell konfiguration och anpassning av mjukvaran måste analyseras separat.
• Om det inte går att skilja på tillhandahållandet av systemlösningen och de tjänster som tillhandahålls av molntjänstleverantören, kan utgiften för konfigurations och anpassningstjänsterna redovisas som en förutbetald kostnad och periodiseras över avtalets längd.

Ta del av artikeln från Tidningen Balans: Så redovisas molntjänster enligt K3

Avslutningsvis kan det konstateras att detta är ett komplext område, där många företags- och avtalsspecifika parametrar behöver beaktas och generell vägledning kan därför inte ges i dessa frågor. Om ni har en molntjänst, eller funderar på att investera i ett nytt system så är det viktigt att även ta hänsyn till hur detta kommer påverka redovisningen. Om ni har några frågor är ni välkomna att kontakta BDO:s redovisningsspecialister för en vidare diskussion utifrån just era förutsättningar.