Redovisning av utvecklingsutgifter – vilka är svårigheterna?

Ett företag kan ha utgifter som påverkar dess balans- eller resultaträkning på olika sätt beroende på vad utgiften avser. Om till exempel bolaget förvärvar ett patent från en extern part uppstår en immateriell tillgång. Tillgången tas upp till dess anskaffningsvärde och avskrivningar görs enligt företagets valda redovisningsprinciper över dess ekonomiska nyttjandeperiod. Om företaget istället bedriver utvecklingsverksamhet i syfte att få fram ny teknologi, nya produkter för försäljning eller för att utveckla interna system beror redovisningen av dessa utgifter på om företaget tillämpar K2 eller K3 samt vilket principval som görs inom K3.

Frågor att ta ställning till

Om företaget har valt att tillämpa kostnadsföringsmodellen i K3 kommer utgifterna kopplade till objektet att kostnadsföras i takt med att resurser förbrukas. Om företaget å andra sidan har valt att tillämpa aktiveringsmodellen uppstår ett antal andra frågor som man behöver ta ställning till:

Se över om tillgången är förvärvad eller egenupparbetad. En förvärvad tillgång kan aktiveras direkt tillsammans med direkt hänförbara utgifter för att färdigställa tillgången om denna är avsedd att användas separat. Om den förvärvade tillgången är tänkt att vara del av en vidare egenupparbetad tillgång så klassificeras både den förvärvade och den egenupparbetade delen som en enhet (egenupparbetad tillgång). Även i de fall bolaget anlitar externa konsulter för att utveckla en ny separat tillgång så klassificeras detta som en internt upparbetad tillgång. Gränsdragningen mellan en förvärvad- och egenupparbetad tillgång är inte alltid självklar och särskild analys behöver här i många fall göras.
Avser utgifterna forskning eller utveckling? Distinktionen mellan forskning och utveckling är viktig där forskning avser sökande efter nya alternativa lösningar eller utvärdering av möjliga alternativ. Forskningsutgifter får aldrig aktiveras.
Om utgifterna avser utveckling ska bolaget bedöma om utgifterna uppfyller kriterierna för en tillgång samt kriterier för att få aktiveras i enlighet med K3. Några viktiga faktorer att beakta är om tillgången förväntas leda till ekonomiska fördelar och att utgifterna kan mätas på ett tillförlitligt sätt. Det senare innebär att företag måste ha processer och system på plats för att kunna mäta nedlagda utvecklingsutgifter och att kunna allokera dessa till rätt tillgång/projekt.
Vilka utgifter ska ingå i anskaffningsvärdet? Direkt material och direkt lön som kan kopplas till tillgången är uppenbara utgifter som kan räknas in. Under vissa kriterier kan även indirekta tillverkningskostnader räknas in i anskaffningsvärdet (till exempel räntekostnader för lån som finansierat utvecklingen, avskrivningar på licenser och andra tillgångar som använts vid utvecklingen samt registreringsavgifter för patentet). Avgränsningen är en viktig del att noga analysera för att kunna presentera ett korrekt anskaffningsvärde.
Tillkommande utvecklingsutgifter efter att tillgången tagits i bruk. Om tillgången tillförs nya egenskaper genom fortsatt utveckling är det troligt att anskaffningsvärdet ökar, det är dock viktigt att beakta om den nya funktionaliteten ersätter tidigare funktioner (som därmed ska utrangeras) eller kompletterar existerande funktioner.

Utifrån ovanstående exempel framgår att redovisning av egenupparbetade immateriella tillgångar ofta är komplext och att en analys behöver göras om man möter kriterierna för att redovisa en immateriell tillgång. Eftersom reglerna är principbaserade behöver företaget göra ett vägval där företag som väljer att aktivera utgifter för sitt utvecklingsarbete även måste säkerställa att man har en utarbetad intern policy som tillämpas konsekvent och innehar systemstöd för att kunna mäta utgifter kopplade till den upparbetade tillgången.

Om företaget väljer att aktivera utgifter ska motsvarande belopp som aktiveras på tillgångssidan i balansräkningen föras över till en fond för utvecklingsutgifter under bundet eget kapital. I takt med att tillgången sedan skrivs avså upplöses fonden med motsvarande belopp. Detta innebär också att presentationsformen skiljer sig mellan koncern- och moderbolag då en uppdelning mellan bundet och fritt eget kapital ej sker i en koncernredovisning.

För företag som tillämpar K2 är det inte möjligt att redovisa egenupparbetade tillgångar. Analysen om det avser en förvärvad eller egenupparbetad tillgång (se punkt 1 ovan) blir därför särskilt viktig för ett företag som tillämpar detta regelverk.

Om ni står inför kommande utvecklingsarbeten eller har funderingar kring effekterna av era redovisningsmässiga principval är ni välkomna att höra av er till oss på BDO för att diskutera vidare.