Semestertider närmar sig – är lönehanteringen under kontroll?

Semester ska vara en tid för återhämtning, men för löneansvariga innebär det också en rad viktiga frågor att hantera. Hur räknas semesterdagar vid föräldraledighet eller sjukdom? Vad gäller vid sparade dagar? Och hur ser man till att allt är korrekt vid semesterårsskiftet?

I den här guiden går våra experter igenom de viktigaste delarna av semesterhanteringen – så att både arbetsgivare och anställda kan få en effektiv och korrekt semesterperiod.

Det här säger semesterlagen

Enligt semesterlagen har alla anställda i princip rätt till 25 dagars semesterledighet per semesterår. Semesteråret löper från 1 april till 31 mars. Viktigt att notera är att intjänandeåret är det år som föregår semesteråret, från 1 april till 31 mars. Under juni till augusti ska 4 veckor ges möjlighet att tas ut, och arbetsgivaren har ett planeringsansvar att se till att semestertid kan tas ut under dessa månader.

Att spara semesterdagar

Av de 25 betalda semesterdagarna per år måste minst 20 dagar tas ut. Överskjutande dagar kan sparas till ett annat semesterår och dessa sparade dagar kan tas ut efter de betalda semesterdagarna. Sparade semesterdagar kan tas ut inom en period på 5 år.

Vad som gäller vid föräldraledighet och långtidssjukdom

Vid föräldraledighet är 120 dagar per barn semestergrundande frånvaro, och för ensam vårdnadshavare är denna period förlängd till 180 dagar. Det är viktigt att ansöka om föräldraledighet minst 2 månader i förväg eller så snart som möjligt. Vid långtidssjukdom är 180 dagar semestergrundande under de första två intjänande åren.

Ej semestergrundande frånvaro

Det är också viktigt att vara medveten om att vissa typer av frånvaro inte räknas som semestergrundande. Detta inkluderar bland annat tjänstlediga dagar eller delar av dagar, föräldraledighet överstigande 120 dagar (eller 180 dagar för ensam vårdnadshavare), sjukdom överstigande 180 dagar under de två första intjänande åren, samt vård av barn eller närstående överstigande 120 dagar (eller 180 dagar för ensam vårdnadshavare).

Semesterårsskifte – tänk på det här

När det gäller semesterårsskiftet är det av största vikt att se till att allt är korrekt. En felaktig hantering vid semesterberäkningen kan resultera i en onödigt hög semesterskuld och det kan bli kostsamt när exempelvis slutlöner ska utbetalas. Inför semesterårsskiftet behöver man bland annat:

kontrollera att det är rätt semesterår enligt avtal och datum
hantera eventuella obetalda semesterdagar för nyanställda
ta hänsyn till snittsysselsättningsgraden
se till att minst 20 semesterdagar är uttagna
besluta hur sparade dagar som bli äldre än 5 år ska hanteras
besluta hur dagar som enligt semesterlagen inte får sparas ska hanteras
hantera semesterlönegrundande frånvaro

Genom att ha koll på dessa avgörande delar av lönehanteringen inför det kommande semesterårsskiftet kan företagare säkerställa en smidig och korrekt semesterperiod för sina anställda. Att följa semesterlagen och ha en tydlig strategi för lönehantering är lika avgörande för framgångsrikt företagande som för de anställda. Är du intresserad av att höra mer om BDO:s lönetjänster, eller veta mer om lönehantering inför semestertider, hör av dig till oss.